Zorganizowanie własnej konferencji jest naturalnym krokiem w biznesowej drodze na szczyt. Każdy, kto podejmuje się organizacji takiej imprezy, wysyła w stronę konkurencji jasną wiadomość: nie jestem szaraczkiem w branży. Jednak aby konferencja się udała, trzeba ją dobrze zaplanować.

Po pierwsze – termin

Zanim ustalimy na sztywno termin naszego wydarzenia, warto sprawdzić, czy w tym, lub podobnym terminie nie odbędzie się podobna impreza branżowa. Zorganizowanie konkurencyjnej imprezy to z jednej strony próba sił – gdzie trafi więcej gości, z drugiej – poważne ryzyko, że nie wszyscy zaproszenie goście skorzystają z oferty. Jednym słowem, można zyskać, ale można też i stracić. Tu każdy sam musi skalkulować, czy stać go na podjęcie takiego ryzyka.

Po drugie – goście

Jeśli chcemy, żeby na organizowanym przez nas wydarzeniu pojawili się znamienici goście, w dobrym tonie jest zaprosić ich z dużym wyprzedzeniem. Nie tylko okazujemy w ten sposób szacunek, ale dajemy im szansę na zarezerwowanie terminu. Zapraszanie kogoś w ostatniej chwili podszyte jest aluzją, że nikogo innego nie udało się zaprosić i nigdy nie wygląda dobrze.

Po trzecie – lokalizacja

Organizując konferencję, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko kiedy i z kim, ale także gdzie odbędzie się planowane wydarzenie. Im bardziej prestiżowe miejsce, tym większa będzie ranga wydarzenia. Nie jest tajemnicą, że szerszym echem w branży odbije się konferencja zorganizowana w eleganckiej sali konferencyjnej, wykwintnej restauracji, pięciogwiazdkowym hotelu a nawet w stylowym dworku, niż w osiedlowym klubie seniora czy szkolnej sali gimnastycznej. Szukając miejsca na udaną konferencję, można skorzystać z wyszukiwarki na portalu http://www.konferencje.pl/

Po czwarte – komfort

Kiedy już ustalimy lokalizację i wybierzemy obiekt, warto przyjrzeć się szczegółom, bo to od nich najczęściej zależy powodzenie imprezy. Dobrze jest sprawdzić pozornie tak banalne sprawy, jak to, czy krzesła są wygodne i miękkie, czy stoły wystarczająco duże, by swobodnie rozłożyć na nich wszystkie materiały, czy toaleta jest w pobliżu sali, czy nieco dalej, a może w ogóle za daleko. Wypada też zadbać, by zaproszeni goście mieli swobodny dostęp do napojów i przekąsek. Przy planowaniu całodniowej konferencji trzeba pomyśleć o dłuższej przerwie na obiad.

Po piąte – noclegi

Jeśli impreza kończy się późnym wieczorem, trzeba pomyśleć o noclegach dla zaproszonych gości. Nie wypada, by musieli je sobie organizować na własną rękę. Nieeleganckie jest także sugerowanie, że powinni poświęcić noc na powrót do domu. Takie faux-pas może całkowicie zepsuć obraz skądinąd udanej konferencji.