Eventeria.pl

Zdarza się że firmy delegują swoich pracowników na konferencje, kongresy, sympozja czy targi branżowe. Wyjazd na tego typu wydarzenie stanowi niejednokrotnie duże wyzwanie organizacyjne, ale jeszcze większym wyzwaniem jest zaplanowanie i organizacja samej konferencji. Inaczej należy podejść do kwestii planowania stosunkowo małej, jednodniowej konferencja dla powiedzmy pięćdziesięciu osób, a inaczej do kongresu trwającego tydzień, na który zaproszeni zostaną specjaliści z całego świata. Każdy z tych przypadków wymaga starannego zaplanowania obejmującego określenie budżetu, znalezienie sponsorów, reklamę w mediach, wybranie obiektu konferencyjnego, a także opracowanie programu artystycznego oraz wydarzeń uzupełniających.

Największy wpływ na charakter i ostateczny wygląd konferencji będzie miała wysokość budżetu. Od niego zależeć będzie wielkość i prestiż sali konferencyjnej, catering, poziom i ilość dodatkowych atrakcji. Jeśli impreza ma mieć kameralny charakter, można rozważyć jej organizację w nietypowym i atrakcyjnym miejscu, takim jak na przykład zamek czy pałac położony nad jeziorem. Jeśli wydarzenie zaplanowane jest na kilka dni, warto wziąć też pod uwagę organizację imprez towarzyszących oraz zwiedzanie lokalnych atrakcji. Dodatkowe środki finansowe pozyskać można dzięki sponsorom. Warto zastanowić się nad formą współpracy i możliwościami promocji innych firma podczas naszego wydarzania, co z pewnością przyda się podczas negocjacji zasad współpracy z ewentualnymi sponsorami.

Podczas konferencji czy targów branżowych zawsze może zdarzyć się jakaś awaria czy inne zdarzenie losowe. Trzeba wziąć pod uwagę przybycie innej niż spodziewana liczby uczestników, zweryfikować prognozę pogody dla imprez organizowanych w plenerze, zabezpieczyć się na wypadek awarii sprzętu audiowizualnego, itp. Jeśli istnieje znaczne prawdopodobieństwo że coś może pójść nie tak, należy opracować plan działania dla takiej sytuacji.

Liczba uczestników naszej konferencji zależeć będzie głównie od reklamy w mediach, szczególnie w czasopismach i portalach branżowych. Ponieważ żyjemy w czasach, w których ludzie szukają informacji przede wszystkim w internecie warto też zadbać o stronę internetową konferencji oraz pamiętać o częstej aktualizacji danych dotyczących spraw organizacyjnych. Dla samych uczestników naszego eventu trzeba też przygotować materiały konferencyjne, takie jak: teczki z broszurami zawierającymi streszczenia i opisy prezentacji, gadżety reklamowe czy identyfikatory.

Przeczytaj również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

code



Strona korzysta z plików cookies, aby lepiej spełniać Państwa oczekiwania. Można zablokować zapisywanie cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.
Zgadzam się
x